Polityka prywatności Logistyczny Partner Biznesowy

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez firmę Logistyczny Partner Biznesowy działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Dokument został przygotowany zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych jest Logistyczny Partner Biznesowy (dalej: „Administrator” lub „Spółka”). Administrator odpowiada za zgodne z prawem i przejrzyste przetwarzanie danych oraz za zapewnienie ich odpowiedniego bezpieczeństwa.

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od charakteru współpracy i sposobu kontaktu, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa firmy,
   • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
   • dane dotyczące umów i zleceń: dane niezbędne do przygotowania oferty, realizacji zleceń transportowych, usług logistycznych, rozliczeń i reklamacji,
   • dane rejestrowe kontrahentów: NIP, REGON, adres siedziby (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą),
   • dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego (jeżeli jest prowadzony): adres IP, dane dotyczące plików cookies oraz identyfikatory urządzeń i przeglądarek,
   • inne dane przekazane dobrowolnie w toku korespondencji, rozmów telefonicznych, spotkań biznesowych lub podczas wypełniania formularzy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz na podstawie właściwych przesłanek prawnych, w szczególności: 1) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

   • przygotowanie i przedstawienie oferty handlowej,
   • zawarcie i realizacja umów transportowych i logistycznych,
   • obsługa zleceń, dostaw, transportów i reklamacji,
   • kontakt operacyjny i bieżąca obsługa współpracy. 2) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
   • prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
   • przechowywanie dokumentów księgowych i umów przez okres wymagany przepisami prawa,
   • realizacja obowiązków wynikających z przepisów o transporcie drogowym, przewozach i bezpieczeństwie. 3) Prawnie uzasadnione interesy Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
   • dochodzenie lub obrona roszczeń,
   • zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury IT, pojazdów i ładunków,
   • prowadzenie wewnętrznych analiz, statystyk i raportowania,
   • utrzymywanie relacji biznesowych z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami,
   • marketing bezpośredni własnych usług (z poszanowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej). 4) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
   • przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, jeśli wymagana jest zgoda,
   • inne cele wyraźnie wskazane podczas zbierania zgody. Wyrażoną zgodę można w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Źródła pochodzenia danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. przez formularze, e‑mail, telefon, podczas spotkań),
   • od podmiotów, z którymi współpracujemy – w zakresie danych kontaktowych osób wyznaczonych do realizacji umowy,
   • z ogólnodostępnych rejestrów i baz (np. CEIDG, KRS) w zakresie danych firmowych.

6. Odbiorcy danych osobowych Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie podmiotom, które zapewniają ich odpowiednią ochronę oraz przetwarzają je na podstawie zawartej umowy lub przepisów prawa, w szczególności:

   • podmiotom świadczącym usługi kurierskie, transportowe, spedycyjne i logistyczne,
   • dostawcom systemów informatycznych, serwerów, usług hostingowych i wsparcia technicznego,
   • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym,
   • firmom ubezpieczeniowym i podmiotom obsługującym roszczenia,
   • organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania – w zakresie i na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dane nie są co do zasady przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że jest to niezbędne do realizacji konkretnego zlecenia transportowego lub logistycznego. W takim przypadku stosujemy odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO (np. standardowe klauzule umowne).

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy jedynie przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a po jego upływie przez czas wymagany przepisami prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń. W szczególności:

   • dane związane z zawarciem i wykonaniem umowy – przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
   • dane księgowe i podatkowe – przez okres wynikający z przepisów prawa podatkowego i ustawy o rachunkowości,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania,
   • dane wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego – do czasu wniesienia sprzeciwu lub zakończenia działań marketingowych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:

   • prawo dostępu do danych (uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii),
   • prawo sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie ma podstaw do dalszego ich przetwarzania,
   • prawo ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach,
   • prawo przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO,
   • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania oraz marketingu bezpośredniego,
   • prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
   • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec osób skutki prawne ani w podobny sposób istotnie na nie wpływającego. Jeżeli w przyszłości zastosujemy profilowanie (np. do celów analitycznych lub marketingowych), poinformujemy o tym wyraźnie, wskazując zasady, znaczenie i przewidywane konsekwencje takiego przetwarzania, a tam, gdzie to wymagane, uzyskamy odrębną zgodę.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych Dokładamy należytej staranności, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych, w szczególności poprzez:

    • stosowanie środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do zagrożeń i kategorii danych,
    • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
    • korzystanie z rozwiązań informatycznych zabezpieczających przed nieuprawnionym dostępem,
    • bieżące monitorowanie systemów i procesów przetwarzania danych.

11. Pliki cookies i podobne technologie Jeżeli korzystamy z serwisu internetowego, możemy wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
    • dostosowania treści do preferencji użytkownika,
    • prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania z serwisu. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą swojej przeglądarki internetowej, w tym usuwać je lub blokować. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

12. Zmiany Polityki prywatności Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmieniających się przepisów prawa, praktyk rynkowych lub zmian w sposobie działania firmy Logistyczny Partner Biznesowy. Zaktualizowana wersja będzie publikowana w sposób przyjęty przez Administratora i stosowana od dnia jej ogłoszenia.

13. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych udostępnionych przez firmę Logistyczny Partner Biznesowy, w szczególności drogą pocztową lub elektroniczną wskazaną na oficjalnych materiałach i stronie informacyjnej Spółki.